Responsable du service des affaires civiles et du cimetière F/H

Poste ouvert statutaire et contractuel

Notre Client :
La Ville de Créteil (93 000 habitants) agit pour le dynamisme et l’attractivité de son territoire au travers d’une évolution urbaine maîtrisée, en harmonie avec l’identité de tous ses quartiers. Le budget cristolien de 244 M€ (2023) dont 37 M€ en investissement lui permet d’être active en matière d’habitat, de respect de l’environnement, de développement économique, de mobilité ainsi que de solidarité, d’éducation et de loisirs.

Le poste :
En lien direct avec la Directrice des affaires civiles, vous fédérez et accompagnez une équipe constituée de 27 agents ; 1 adjointe, 2 référentes et 19 agents d’accueil polyvalent au sein du service des affaires civiles, ainsi qu’un conservateur du cimetière et 5 agents au sein du cimetière.
Vous assurez la coordination, le pilotage et le suivi des missions du service des affaires civiles et du cimetière.
Vous êtes le garant de la qualité de l’accueil proposé, de la sécurité juridique de l’activité et de la fiabilité des renseignements donnés aux usagers.
Vous participez à la mise en oeuvre des démarches de modernisation de l’activité et d’amélioration continue de la qualité du service rendu à l’usager.

Vos missions :

Missions sur le volet des affaires civiles :
– Piloter l’activité du service en organisant la planification des missions des agents, en assurant le management des équipes et en définissant le plan de formation des agents.
– Organiser, suivre et contrôler les opérations liées à l’enregistrement, la conservation, les rectifications, la publicité des actes d’état civil.
– Garantir le respect des procédures internes, assurer leur mise à jour et accompagner les agents dans l’application des dispositions législatives et réglementaires.
– Assurer la coordination des relations en lien avec les partenaires extérieurs (Procureur de la République, Préfecture, Insee, organismes funéraires …).
– Contrôler l’instruction des dossiers de mariage, de changement de nom, d’attestations d’accueil.
– Organiser le suivi des demandes des administrés (à l’accueil, par courriers, par mails, COMEDEC…).
– Développer, élaborer et suivre le budget et les marchés publics du service.
– Participer à la mise à jour des logiciels spécifiques.
– Impulser, suivre et gérer les évolutions en matière de dématérialisation des démarches.

Missions sur le volet du Cimetière
– Superviser l’activité du cimetière et veiller, en lien avec le conservateur, à la bonne gestion administrative et technique du site.
– Garantir la mise en place de méthode de travail à même d’organiser une gestion prévisionnelle des emplacements et la planification des opérations de reprises administratives.
– Piloter la mise en place d’évolutions dans le fonctionnement et mise à jour du logiciel métier.
– Assurer une veille règlementaire en matière de législation funéraire et proposer les adaptations nécessaires.
– Elaborer, mettre à jour le règlement intérieur du cimetière.
– S’assurer de la bonne tenue de la régie de recettes du cimetière.

Votre Profil :
Titulaire d’une formation universitaire supérieure disposant de connaissances juridiques solides et d’une expérience professionnelle significative dans des fonctions similaires.
Excellente connaissance de la règlementation en matière d’état civil, de droit funéraire et de l’environnement territorial.
Bonne maitrise des outils informatiques, bureautiques et des logiciels métiers état civil.
Compétences managériales et aptitude à l’encadrement.
Autonomie, rigueur et capacités organisationnelles.
Sens de l’accueil et maitrise des techniques d’accueil et de régulation.
Fortes qualités relationnelles, sens de l’écoute et de la communication.

Autres :
Horaires de travail : 37H30 hebdomadaires – du lundi au vendredi
Système de récupération du temps de travail pour les cadres
39 jours de congés annuels + 2 jours de fractionnement