Chief of staff F/H

CDI – Paris 15^ème

Notre client :

L’objectif du Health Data Hub est de permettre d’accéder de manière facilitée, unifiée, transparente et sécurisée à un catalogue de bases de données de santé françaises pour des projets de recherche d’intérêt public. Ils accompagnent des porteurs de projets innovants qui contribuent à trouver les solutions de demain pour améliorer la santé de tous les citoyens.

Descriptif du poste :

La direction technique du Health Data Hub est chargée de la conception, de l’implémentation et de la maintenance de la plateforme technologique et des autres applications nécessaire au fonctionnement de la structure. Elle porte des projets en interne visant à développer et optimiser l’exploitation de la plateforme technologique (cadrage et mise en place d’environnements hors production, industrialisation des déploiements, autonomisation des opérateurs plateforme …). Elle participe également aux actions de remédiations identifiées dans le cadre d’audits de sécurité ou de l’homologation de la plateforme. Enfin, elle participe à d’autres projets SI en lien ou non avec la plateforme technologique comme la mise en place d’un outil de centralisation des demandes de droit d’opposition.

Le poste de Chief of Staff attaché à la Direction Technique est crucial pour la coordination et l’optimisation des activités de la direction. Les principales responsabilités incluent l’aide au pilotage des ressources et des objectifs des différents pôles de la direction, le maintien à jour de la documentation des procédures et responsabilités, et un soutien au Directeur Technique sur des projets stratégiques tels que les chantiers liés à la souveraineté. Ce poste est essentiel pour la gestion des objectifs techniques et stratégiques de l’organisme.

Vos missions :

Appui au pilotage de la Direction Technique

• Élaboration et suivi des feuilles de route et des budgets des différents pôles de la Direction Technique :
• Travailler en étroite collaboration avec les responsables de pôles et le directeur technique pour définir les priorités et les objectifs annuels ;
• Tenir un calendrier détaillé des projets et initiatives à entreprendre ;
• Suivre des indicateurs de performance sur l’avancement des projets ;
• Identifier rapidement les obstacles et proposer des solutions pour y remédier.
• Préparation et animation des rituels de la direction de type COPIL et points hebdomadaires (ordres du jour, les supports de présentation et les comptes-rendus)
• Assurer un relai pour les sujets RH de la direction :
• Coordonner les processus d’onboarding pour les nouveaux membres de l’équipe technique, en s’assurant qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires pour leur prise de poste ;
• Suivi récurrents des différents responsables de pôles ;
• Organiser et coordonner les événements internes (team-building, séminaires, etc.) pour renforcer la cohésion de l’équipe ;

Pilotage de procédures et documentations transverse à la Direction

• Superviser la gestion et la mise à jour de la documentation afférente à la Direction Technique
• Assurer la création, la mise à jour et la diffusion des procédures internes à toute la direction
• Garantir que toutes les équipes respectent les processus définis et utilisent les documents appropriés ;
• Piloter les plans d’actions de sécurité des systèmes d’information (SSI) en veillant à leur bonne exécution et à leur conformité ;

Coordonner l’implication de la direction technique dans les chantiers stratégiques pour la direction

• Coordonner les activités et les efforts des différents pôles impliqués dans les projets stratégiques tels que les chantiers souveraineté ;
• Organiser et animer des réunions de travail pour suivre l’avancement des chantiers et résoudre les éventuels problèmes ;
• Élaborer des rapports réguliers pour informer la direction de l’état d’avancement, des réussites et des défis rencontrés ;
• Préparer et participer aux échéances clés avec des acteurs institutionnels et autres partenaires.

Votre profil :

Compétences techniques

• La capacité à gérer des projets complexes et à coordonner les activités de différents pôles ;
• La capacité à travailler sous pression et à gérer les délais serrés ;
• Une expérience en tant que Chief of Staff ou un rôle en appui opérationnel et/ou stratégique
• Une familiarité avec les environnements administratifs, institutionnels et politiques est également un plus ;
• Une expérience de gestion de budget serait un plus

Compétences personnelles

• Excellente capacité d’organisation et de gestion de projets ;
• Bonne capacité de communication, en particulier avec les équipes techniques ;
• Capacité d’écoute ;
• Bonnes qualités d’expression écrite et orale ;
• Autonomie et prise d’initiatives ;

Autre :

Contrat – CDI, temps plein

Rémunération – selon expérience

Date de début – dès que possible

Localisation – Paris 15ème (télétravail possible)